Servicekosten afrekenen: de jaarlijkse plicht van elke verhuurder
Veel verhuurders rekenen naast de kale huur een maandelijks voorschot servicekosten. Wat vaak wordt vergeten: dat voorschot is geen extra huur, maar een voorschot op werkelijke kosten — en je bent wettelijk verplicht er jaarlijks over af te rekenen.
Wat zijn servicekosten?
Servicekosten zijn kosten voor leveringen en diensten bovenop het gebruik van de woonruimte zelf, bijvoorbeeld:
- gas, water en elektra (als die via jou lopen);
- schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten;
- meubilering en stoffering bij gemeubileerde verhuur;
- glasbewassing, tuinonderhoud, huismeester.
Kosten die bij de woning zelf horen — groot onderhoud, verzekering van het pand, VvE-bijdrage voor het casco, gemeentelijke eigenaarsheffingen — mag je niet als servicekosten doorberekenen. Die horen in de kale huur.
De jaarlijkse afrekening
Uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar stuur je de huurder een gespecificeerd overzicht: per kostenpost de werkelijke kosten, het betaalde voorschot en het verschil. Te veel betaald voorschot betaal je terug; te weinig mag je nadorderen (mits het voorschot redelijk was).
Servicekosten moeten kostendekkend zijn: je mag er geen winst op maken. Sinds de Wet goed verhuurderschap is een gespecificeerde, transparante afrekening expliciet verplicht.
Wat als je niet afrekent?
De huurder kan naar de Huurcommissie stappen (gereguleerd segment) of naar de rechter. De Huurcommissie stelt de servicekosten dan vast op basis van de werkelijke kosten — en zonder goede administratie trek je dan aan het kortste eind. Bij gemeubileerde verhuur kan dat duizenden euro's schelen.
Praktische tips
- Administreer per kostenpost. Boek energienota's, schoonmaak en andere servicekosten apart van onderhoud.
- Houd voorschot en kale huur gescheiden in het contract én in je administratie.
- Plan de afrekening. Zet een jaarlijkse herinnering vóór 1 juli.
- Pas het voorschot aan na de afrekening als de werkelijke kosten structureel afwijken.
In Lentano boek je inkomsten en uitgaven per pand en per categorie, zodat de jaarafrekening een kwestie van optellen is in plaats van reconstrueren.
Let op: dit is algemene informatie. Bij geschillen over servicekosten gelden gedetailleerde regels (Besluit servicekosten) — raadpleeg de Huurcommissie of een jurist.