Verhuurders administratie 2026: wat moet je bijhouden?
Een verhuurpand levert huurinkomsten op, maar ook administratie. Een goede administratie kost je een paar minuten per maand en bespaart je uren rond de belastingaangifte — en problemen als de Belastingdienst of de Huurcommissie vragen stelt. Dit is wat je in 2026 als kleine verhuurder bijhoudt.
1. Huurovereenkomsten en bijlagen
Bewaar van elk pand de getekende huurovereenkomst, het opnamerapport bij oplevering, en eventuele aanvullende afspraken. Sinds de Wet betaalbare huur is het ook verstandig om de puntentelling (woningwaarderingsstelsel) bij aanvang vast te leggen: die bepaalt of je woning in het sociale, midden- of vrije segment valt, en daarmee de maximale huurprijs en huurverhoging.
2. Huurinkomsten
Houd per pand en per maand bij:
- de kale huur;
- het voorschot servicekosten (apart van de kale huur);
- de daadwerkelijk ontvangen bedragen en de datum;
- de borg en wanneer die is ontvangen of terugbetaald.
Servicekosten horen apart, omdat je daarover jaarlijks moet afrekenen met de huurder.
3. Kosten
Niet alle kosten zijn fiscaal aftrekbaar — in box 3 reken je niet met werkelijke kosten — maar je hebt ze wel nodig voor je rendementsberekening en voor de servicekostenafrekening. Denk aan:
- onderhoud en reparaties;
- VvE-bijdragen;
- verzekeringen en gemeentelijke heffingen;
- beheerkosten;
- hypotheekrente.
Bewaar facturen en bonnen digitaal, geordend per pand en per jaar.
4. Bewaarplicht
De algemene bewaartermijn voor administratie is zeven jaar. Voor gegevens over onroerend goed geldt een langere termijn (tot tien jaar). Bewaar dus zeker je aankoopnota, notariskosten en grote verbouwingen langdurig: die heb je nodig bij verkoop en voor de waardebepaling.
5. Belasting
De meeste particuliere verhuurders vallen met hun pand in box 3. Je betaalt daar belasting over een forfaitair (verondersteld) rendement op je vermogen, niet over je werkelijke huur. Verricht je veel meer activiteit dan "normaal vermogensbeheer", dan kan de verhuur in box 1 vallen — en dat is fiscaal een heel ander verhaal. Twijfel je? Lees de gids over box 3 versus box 1.
In het kort
Leg per pand vast: contract, puntentelling, inkomsten, kosten en grote investeringen — en bewaar het minstens zeven jaar. Een eenvoudig systeem dat je elke maand bijwerkt is genoeg; je hoeft pas iets uit te zoeken als het al geordend klaarstaat.
Let op: dit is algemene informatie, geen fiscaal advies. Regels en bedragen voor 2026 kunnen wijzigen. Verifieer bij de Belastingdienst of een belastingadviseur.